クロジカ（旧Aipo）とは？主な機能や使い方・活用事例を解説！

クロジカ（旧Aipo）とは、スケジュール管理やチャット、勤怠管理などの業務に必要な機能を備えたクラウド型グループウェアです。

一括で情報管理ができるクロジカであれば業務の透明性も高まるので、社内管理ツールを導入する場合に起こりがちな、「紙や口頭での連絡が多く情報が漏れてしまいがち」「複数ツールを使い分けていたが管理が大変」といった問題の解消も期待できます。

この記事では、クロジカの主な機能や使い方、活用事例について解説します。クロジカを使うことで業務管理が楽になるので、シンプルで分かりやすい業務管理ツールの導入を検討している方や実際の使い方を知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

クロジカ（旧Aipo）とは

公式：クロジカ

クロジカ(旧Aipo）とは、スケジュール管理・ファイル共有・日程調整など、ビジネスシーンで欲しい機能が揃ったクラウド型グループウェアです。パソコンを使い慣れていない人でも簡単に使用できる操作性と、社内の情報管理を一つで賄えるツールの多さが魅力で、業種・規模を問わず社内管理を効率化したい企業に選ばれています。

クロジカは企業向けに展開されているツールですが、14日間のお試しプランもあり、コストを抑えながら試用運用をしてみたい企業にもぴったりです。また、実装された機能は、カレンダーの編集は総務のみにしたり、タイムカードに閲覧制限をかけたりと権限設定を細かく変えられるので、徹底した情報管理のもと安心して運用できます。

ビジネスシーンで欲しい機能がすべて賄える

クロジカの魅力は、スケジュール共有やタイムカード管理、ワークフロー申請、社内wikiといった幅広い機能が使える点です。クロジカでは、社内の情報共有が完結することから、複数のアプリを使い分ける必要がなくなり、業務の煩雑化や伝達漏れを防止します。

使用する際は、Googleカレンダーやスラックなどの外部ツールとの連携も可能で、現在使用中のアプリをそのまま使い続けたかったり、クロジカ内に情報を流し込みたかったりする場合でもスムーズな統合が可能です。

クロジカの主な機能

ここでは、クロジカに搭載されている主な機能を説明します。

では早速、ひとつずつみていきましょう。

カレンダー機能

クロジカのカレンダー機能は、予定をドラッグ＆ドロップで操作できることが特徴です。

急なスケジュール変更が入った場合でも、既存の予定にカーソルを合わせて動かすだけで日程を変えられるので、再登録などの手間がいらず柔軟に対応できます。登録した予定ごとに表示範囲を指定できるので、機密性の高い情報は部署内のみに公開するなど柔軟な予定管理が可能です。

そのほかにも、カレンダー上で会議室等の設備予約ができたり、日・週・月の表示設定を変えられたりとスケジュール共有以外の機能も充実しています。リマインドが必要な場合は、事前に設定しておくと自動で通知が届くので、予定の見落とし防止としても役立ちます。

出欠確認

出欠確認機能では、会議やイベントの候補日設定と参加確認を簡単に集計できます。日程候補を作成しリアルタイムで回答を集計できるため、紙や口頭での確認作業が不要になります。また、出欠票のURLが生成されるので、社内のメンバーだけでなく、クライアントや取引先など社外メンバーへの共有にも便利です。

口頭確認では情報の行き違いが発生するリスクがありますが、システム上で管理をすることで人数を把握しやすくなり、資料の印刷数といった事前準備もスムーズに行えるでしょう。

日程調整

日程調整機能では、複数人の空き時間を自動で比較・抽出し、最適な会議時間を提案してくれます。ユーザーは、所要時間や候補日程を選択するだけで良いので、予定のすり合わせ作業が不要で日程調整が楽になります。

日程候補はURLを通して共有できるため、外部メンバーと打ち合わせ日程を調整したい際も活用可能です。また、共有相手が候補日を選択するとクロジカ内のカレンダーに予定が反映されるほか、共有された外部メンバーは候補日をGoogleカレンダーにワンクリックで追加できるので、双方のスケジュール管理の手間を軽減できます。

チャット

クロジカでは、チャット機能も利用できます。チャットツールがクロジカ内に統合されていることで、別のアプリを立ち上げる必要がなくなり、予定変更等の急ぎの連絡もスムーズに行えます。

チャットでは、個人チャットやグループチャットに対応しているほか、ファイル共有も可能なため、メンバー間で資料確認をしたい際も便利です。また、チャットごとに「デスクトップ通知」「Webプッシュ通知」「メール通知」を設定できるので、重要な連絡を見逃す心配を減らせます。

タイムカード

クロジカでは、タイムカード機能が搭載されていて、出退勤の打刻を簡単に行うことができます。タイムカードでは、「出勤」「退勤」ボタンを押すだけで打刻時間が自動で集計されるため、月次の勤怠報告や残業時間の管理が楽になります。

また、打刻ルールは雇用形態に合わせて変更可能です。リモートワークやシフト勤務などの多様な働き方にも柔軟に対応できるので、コアタイムなどを導入している場合でも取り入れやすいです。

クラウドフォルダ

クロジカでは、クラウド上でのファイル共有も可能です。インターネット環境さえあれば、どこからでもファイルにアクセスできるので、リモートワーク時もスムーズに業務を進められます。

また、ファイルごとに公開範囲を変えられる上に、都度アクセス権限を付与できるため、特定のユーザー間で共有したいデータも安心して取り扱えます。フォルダでのカテゴリ分けも対応していて、「面接用資料」「社外秘データ」といった形で管理できるので、データが多くなった場合でも必要なファイルを探しやすいです。

クロジカの料金プラン

クロジカの料金プランは、以下の3つのプランから選択できます。

プラン名	フリー	ベーシック	プレミアム
ユーザー1人 あたりの料金	無料	年間契約：500円/月 月間契約：600円/月	年間契約：800円/月 月間契約：960円/月
使える機能	カレンダー 予定管理 日程調整 出欠確認 チャット タイムカード クラウドフォルダ	フリープランの機能の機能に加えて 設備予約、アクセス権限	ベーシックプランの機能に加えて IPアドレス制限、イベントログ、管理者向けサポート
利用可能 人数	1名～	10名～	10名～
1社あたりの ストレージ	10MB	10MB	100GB
管理機能 登録件数	制限付き	無制限	無制限

無料プランと有料プランの違いは、ユーザー数やストレージ容量、利用可能な機能の範囲にあります。

ベーシックプラン以降は、10名以上のユーザーが登録可能になるので、企業規模や用途に応じてプランを選びやすいです。また、プレミアムプランでは、管理者向けサポート機能が追加され、日々のスケジュール管理がより簡単になります。

クロジカでは、14日間のトライアルも用意されているので、実際の業務に合うか確認してから導入を検討してみるのもおすすめです。

クロジカの始め方

クロジカは、ブラウザから公式HPにアクセスすることで始められます。以下では、始め方を手順に沿って説明します。

まずは公式HPにアクセスし、ホーム画面右上の「無料で始める」をクリックして、プラン選択に移りましょう。今回は、無料で使えるフリープランを選択します。

登録画面に移動するので、必要な情報を入力して画面下にある「無料ではじめる」をタップします。

すると登録したメールに登録URLが届くので、リンクをクリックしてパスワード設定画面に移動します。

パスワードを入力して「次へ」をおすとホーム画面に移動します。以上の流れで登録は完了です。

クロジカの使い方

会員登録が済んだら、実際にクロジカを使ってみましょう。ここでは、基本操作として覚えておきたい4つの使い方を解説します。

それぞれの使い方をひとつずつみていきましょう。

使い方①カレンダーの登録

カレンダーに予定を登録する際は、カレンダー右下の鉛筆ボタンをクリックします。すると、スケジュール登録画面が表示されるので、必要な情報を入力して「作成する」をタップすると登録完了です。

下記画像のように、カレンダー上に予定が反映されます。カレンダーに予定を登録する際は、該当する日時をドラッグ＆ドロップすることでも操作可能です。詳細画面で日時登録をしなくて済むので、細かい日程が決まっている場合は試してみてください。

使い方②設備の追加

クロジカでは予定作成時や日程調整時に使用する設備を登録できます。設備を登録するためには、事前に設定しておく必要があるので、設備の追加手順を見ていきましょう。

まずは右上のアイコンをクリックし、「管理設定」に移動します。

管理設定に入ったら、「設備管理」→「設備を追加する」をクリックします。

すると、設備追加ができるので、情報を入力して「追加する」を押せば登録完了です。カレンダー画面に戻ると自動的に反映されます。再度編集したい場合は、設備一覧から該当する設備をタップし、「編集する」をクリックすると編集できます。

また、設備はグループ分けも可能です。グループ分けしておくと、階数や部署で分類できるので、目的の設備をすばやく見つけやすくなります。

グループカテゴリを作りたい場合は、「設備」ボタンの隣にある「設備グループ」をタップします。詳細画面で情報を入力し、「設備グループを追加する」をクリックすると、利用目的や設置場所で設備をグループ分けできます。

使い方③メンバーのアクセス権を変更

クロジカでは、タイムカードは閲覧のみ可能、設備予約は一部のメンバーのみ操作可能などと機能ごとにアクセス権を変更できます。細かく権限設定ができるので、社内全体でクロジカを使いたい場合でも情報管理を適切に行えます。

アクセス権を変更する場合は、右上のメインメニューアイコンから「管理設定」をクリックし、管理設定画面に移動します。管理設定画面から「アクセス権管理」を選択し、変更したい機能を編集しましょう。今回は、実際にユーザー名簿のアクセス権に制限をかけてみます。

機能をタップすると詳細画面が表示されるので、「編集する」をクリックします。

今回は、管理者である鈴木のみにユーザー名簿を表示させたいので、所属メンバー一覧から「内田」を選択し「削除」をクリックして名前を消します。

アクセス権を付与したい場合は、該当する名前を選択し、「追加」を押すと追加できます。情報を追加できたら、「更新」を押せばアクセス権の変更操作は完了です。

新入社員は閲覧のみ可能、役員は編集まで可能など、機能の中で利用権限を細かく分けたい場合は、アクセス権限管理ページの「ロールを追加」から新たにルールを加えられます。また、ユーザーごとに設定したい場合は、ユーザー管理から編集することも可能です。

使い方④ユーザー招待

クロジカのユーザー招待は、「メールで一括招待する方法」「管理画面から管理者が追加する方法」の2パターンがあります。それぞれの招待方法を解説するので、まずは右上のアイコンをタップし、ユーザー招待をクリックしましょう。

ユーザー招待画面に移動するので、右上の「メールで一括招待」「管理者がユーザー登録」から招待方法を選択します。

メールで追加する場合は、メールアドレスを入力し、招待するユーザーが使用できるアプリを選んで「招待する」を押せば招待完了です。招待されたユーザーには、招待URLが記載されたメールが届くので、リンクをクリックするとユーザー登録が行えます。

管理者がユーザー登録する場合は、ユーザー追加画面で「管理者がユーザー追加」を選択します。メールアドレスや部署、パスワードなどの入力画面になるので、必要な情報を入力して「追加」を押すと、ユーザー名簿に反映されます。

追加されたユーザーには、設定したメールアドレス宛にログイン情報が届くので、記載されているメールアドレスとパスワードを使って利用を開始できます。

【応用編】クロジカの活用方法

ここでは、応用編としてクロジカで使えるアプリの活用方法をお伝えします。クロジカには、スケジュールやチャットといった基本機能に加えて、備品管理や掲示板、報告書作成といったアプリが付いています。

用途に合わせてインストールすると使用を開始でき、業務に必要な機能を自由にカスタマイズ可能です。アプリは14日間のトライアルも用意されていて、無料で試すことも可能なので、気軽に試してみてください。

社内の備品を管理する

備品管理では、備品ごとの利用状況や在庫数を記録できます。備品はカテゴリ別に分類可能で、部署別や用途別に整理することで必要な情報をすぐに見つけられます。また、備品一覧では更新日や更新者も記載されるので、誰がいつ使ったのか把握することが可能です。

取り扱い時の注意点等のメモを残したり、特定のメンバーのみに補充を通知できたりするため、管理作業が効率化されて重複発注等の防止につながります。

掲示板で情報交換をする

クロジカの掲示板アプリは、メンバー全体に対して情報を共有できます。例えば、社内ルールの周知に使ったり、定例イベントの告知を行ったりする際に活用すると、連絡の効率化につながります。投稿には既読機能やいいね機能があり、周知状況を可視化することも可能です。

また、コメント機能で質問やフィードバックを受け付けられるようにしておくと、双方のコミュニケーションが図れて一方通行になりがちな社内連絡に対する反応を得られます。

社内Wikiを作る

クロジカでは、業務マニュアルやルールを載せられる社内Wikiを作れます。登録した情報はカテゴリに分けて検索できるので、情報が多くなりがちな就労規則等の掲載にも役立ちます。社内Wiki内でのファイル添付も可能なため、新入社員の教育等で関連資料を載せたい場合でも共有・ダウンロードがスムーズです。

実際に情報を入力する際は、本文にリンクを貼ったり文字を装飾したりとカスタマイズ可能です。登録した情報は都度更新できるので、紙やPDFファイルでの社内Wiki作成に比べて管理がしやすく、常に最新の情報をメンバーに届けられます。

報告書を作成する

クロジカの報告書作成アプリを使えば、日報・週報・業務報告などの提出や管理をオンライン上で完結できます。報告書が完成したら「追加する」をクリックするだけで自動で指定ユーザーに通知が届くため、メールでのやり取りが不要となり、その後の確認作業もスムーズに行えるでしょう。

報告書にはコメント機能もあり、その場でフィードバックや質問への対応が可能です。コメントの履歴は記録として残るため、過去のやり取りを振り返ったり、業務改善のヒントを得たりするきっかけにもなります。

タイムラインで情報共有する

クロジカには、気軽に情報発信・共有が行えるタイムライン機能も備わっています。コメントやいいね機能もあり、ちょっとした事務連絡や成功事例の共有などをSNS感覚で発信できるので、タイムラインを通した社内のコミュニケーション活性化も期待できます。掲示板の更新情報などもタイムライン上に通知が送られるため、重要なお知らせも見逃しにくくなるでしょう。

クロジカにアプリはある？

クロジカには、現在スマホ専用のアプリは存在しません。スマホでクロジカを使用したい場合は、ブラウザ経由でクロジカにログインできます。

スマホ版では、スマホ画面に対応したデザイン設計が反映されているため、スマホからでもパソコン版同様に使いやすく、急なテレワークでもチャットや共有ファイル、スケジュールの確認などの操作がスムーズに行えます。

スマホでの使い方

ここでは、クロジカのスマホ版での基本的な操作方法をご紹介します。

まずはブラウザから公式HPにアクセスしてログインをします。クロジカのスマホ版では、ホーム画面にカレンダーが表示されます。カレンダーの表示設定を変えた場合は、右上の点から操作可能です。

クロジカ内の機能を使いたい場合は、左上の三本線からアクセスできます。各機能の操作方法は、パソコンと変わりません。

他のユーザーの予定をカレンダーに表示させたい場合は、右上のアイコンをタップします。すると登録メンバー一覧が表示されるので、ユーザー選択をしましょう。

クロジカを使って社内の情報管理をスムーズにしよう

今回は、クロジカの主な機能や使い方、活用事例について解説しました。クロジカの利用にあたり押さえておきたいポイントは以下のとおりです。

クロジカは、ブラウザ上で利用できるので、急なリモート出勤時でも自前のパソコンやスマホから、業務に必要な情報にすぐアクセスできます。スケジュール共有などもドラッグ＆ドロップで簡単に行えて操作に慣れていない人でも使いやすいので、部署や年代を問わずスムーズに導入できるでしょう。

掲示板やタイムラインなど、社内のコミュニケーション活性化につながる機能も揃っているので、用途に応じてクロジカの導入を検討してみてください。