プレゼン資料の作り方～作成に大事な構成、デザインについて～

「プレゼン資料の作り方がわからない」と困ったとき、あせらず一つずつポイントを整理しましょう。
デザイン作成や構成にはコツがあります。それらを踏襲できれば、少なからずコンペで戦える準備は整ったといってもいいでしょう。

本記事では、プレゼン資料を作る際に、知りたいデザインや構成についてのポイントを解説します。
今までなんとなく作っていた方、そもそも作り方が分からない方のお役に立つ内容になれば幸いです。

プレゼン資料の意義を考える！

そもそもプレゼンの現場においてなぜ資料が当たり前のようにセットで付いてくるのでしょうか。言わずもがな、それは簡単なこと。受け手にとって提案の内容を深く知るうえで役立つからです。
私たちは、口頭や映像などで発信した際、伝えたいメッセージが意図した通りに届いているかは定かではありません。受け手の解釈は想像以上にさまざまです。ときに混乱を招くこともあります。
そこで必要なのが補足する材料です。すなわちプレゼン資料。少なからず理解を促進する働きを持ちます。確かに話術が長けていれば、ある程度すんなり分かってもらえるでしょう。しかし、思い込みや勘違いを生み出す可能性も否めません。それは話し手、聞き手、両者にいえます。
前者は、なまじっか反応がみてとれるため安心すると気付けば慢心に変わってしまい、特にフォローや確認を怠るケース。
後者は、プレゼンターの話が面白くて退屈しないのは良かったものの内容の理解には至らず、その場では満足しながらも、企画や施策の本質は捉えることができず後悔するパターン。
こうした残念な事態は避けなければなりません。
そういうわけで、資料あれば憂いなし。トークと活字、図、表、グラフ、全体のデザイン、それぞれは補完し合うだけでなく、パフォーマンスの精度を相乗効果で上げてくれます。
高いコミュニケーションスキルに優れたプレゼン資料。鬼に金棒です。

プレゼン資料の重要性

前述した通り、企画・提案の場においてプレゼン資料は非常に重要な役割を担います。いわば一つの作品です。デザインや構成、その作り方次第で、訴求したい内容の伝達度が変わってきます。
制作や営業の仕事に就いている場合、プレゼンテーションをしなければならない場面は多々あるはずです。そして、熟練のプレゼンマスターでさえ緊張感は常にあると言います。キャリアの浅い新人はなおさら不安に駆られることでしょう。だからこそプレゼン資料で差をつけておきたいわけです。

「商品の良さが伝わってほしい」「他社よりも優位に印象付けたい」
願いが通じるためにすべきことは何か。身振り手振り必死のアプローチが聴衆の心を動かすように、もしくはスマートな語り口が聞き手の波長をコントロールするように、相手を思いやるプレゼン資料もまた、人の心の琴線に触れるものです。

プレゼン資料の目的

まずはプレゼン資料とはそもそもどのような目的で作成するのかということを確認しておきましょう。何のためにあるのか、根本を正しく理解していれば、然るべき真っ当なデザインが見えてくるはずです。

プレゼン資料はあくまで提案の際の補助として機能するものではありますが、会場の規模によってはでかでかと前方スクリーンなどに映し出されます。つまり、主役級に視線が注がれるわけです。
大抵はパワーポイントのスライドを使うなどして展開しますが、大なり小なり、繰り出されるロジックのリズムや見え方一つで印象は変わります。
小気味よいテンポが生まれるか否か。この要素は聴覚だけでなく視覚においても重要です。
というのは、耳から入る情報は、意外と記憶に残る部分が少ないといいます。しっかり伝わるようにするためには、受け手の立場や目線に沿って、求められている情報を正確に取捨選択し、見せていかなければなりません。

あまねく共通するプレゼン資料作成の目的は、相手の態度・行動を変容させることです。しかし、どのように動いてもらえるかまで具体的に想定しておかなければ、実質、ゴールが定まっているとはいえないでしょう。
裏を返せば、明確な目的設定は、プレゼン前後の受け手の気持ちにとことん寄り添う行為だといえます。

プレゼン資料の作成には構成の組み立てが大事！

いよいよプレゼン資料を作成するとなった際、初心者だと特に、どこから着手すればいいのか分からなくなる人もいるかもしれません。
ここで大事になってくるのが流れ、ストーリー、つまりは構成です。

プレゼンは基本的に「序論」「本論」「結論」の流れで進めていきます。さらにかみ砕いていうと、大枠で起承転結を作っていくというイメージです。
このフレームワークは一つのセオリーとして覚えておくといいでしょう。
そのうえで、自分の主張を一方的に相手に発信するのではなく、どのようにすれば相手がプレゼンの内容に興味をもってくれるか思案しながら組み立てるようにしてください。
当然、主張がぶれてもいけません。
相手が知りたいこと、得たい情報、興味のあることを織り交ぜながら、一貫しているテーマを軸に、合点のいくロジックが成り立つ構成にしましょう。
したがって、独り善がりにならず、なおかつわかりやすく親切な資料を作成する必要があります。

それらを踏まえて大切になってくるのが、（次章にて詳しくお伝えする）プレゼン資料のデザインです。

プレゼン資料のデザイン設計で押さえるポイント

言うまでもなくプレゼン資料のデザインは非常に大事です。
ただ誤解してほしくないのが、オシャレ、可愛い、スタイリッシュ、フォーマル……といったテイスト重視とはまた別の話であるということ。
あらゆるシチュエーションに応じて最適化を図らなければいけません。

その一環で例えば推奨したいタイプを挙げるならば、フラットデザインでしょうか。Windows10やiPhoneのインターフェイスがそうであるように、平面で見やすいものが結果、受け手にとって親切に作用することが多いと思われます。
対して、スキューモーフィズム、リッチデザイン、マテリアルデザインは一見華やかで人の心に印象付けやすいと思われがちですが、読む側、見る側からすると負荷が掛かったうえ、本当に大切な情報が薄れてしまうリスクさえも孕んでいます。

3D、グラデーション、光沢、影といった凝ったオブジェクトでの表現を全否定するわけではありませんが、蛇足になるケースは意外と少なくないように思います。

こうした知っておいた方が良いコツはまだまだあります。
ということで、ここからは確実におさえておきたいポイントを紹介します。

グルーピングを行う

これは企画の構成にもつながる話ですが、トピックごとにグルーピングを行うことは非常に重要です。
グルーピングとは、簡単にいうと仲間分け。共通の話し口、項目をみつけカテゴライズする作業です。グルーピングを行うことで、話題が整理されます。資料内で違和感や矛盾が起きている場合、大抵はこのフローが抜けています。
そういうわけで、企画内容がプレゼン資料を通して可視化される際には、提案の流れがわかりにくくなっていないか、しっかりグルーピングができているかの見直しを図ってください。

例えば普段、誰かとコミュニケーションを取る際、話題があちこちに飛んでしまうと一体何について話しているのかわからなくなってきませんか。プレゼンも同様です。提案内容がメインテーマから逸れていたり、説明が戻ったり進んだりを繰り返されてしまうと、結局何を伝えたいのかよくわからなくなってしまいます。意識すべきは、プレゼンの趣旨を相手に理解させ、共感を得ること。一連の流れがスムーズになるためにもグルーピングは欠かせないのです。

伝えたいことは1ページに1つ

1ページの中で2つも3つも大きな要素を入れてしまうと、それぞれが希薄になってしまいます。欲張ってはいけません。伝えたいことは原則1ページに1つだけ。その方が相手にとって親切です。加えて、デザインや構成もしやすくなります。

Zの法則を意識する

人はものを読み進めるとき、左上→右上→左下→右下の順番で視線を泳がす傾向があります。ちょうど「Z」を書くような動きになることから「Zの法則」と呼ばれています。デザイン業界では馴染みのあるルールですが、これはプレゼン資料にも生かすことが可能です。このルールに則り1ページの中の配置を考えれば、見る側が読みやすい資料を作成できるでしょう。全体のシナリオ設計だけでなく、各ページにおける組み立て方についても、しっかりと考えていくことが大事です。

タイトルの位置を統一する

各スライドで、タイトルや見出しをつけると思いますが、左寄せなのか、中央揃えなのか、縦のラインはどうなのか、それぞれきちんと位置は統一しましょう。不揃いの場合、スライドが変わるごとに目線をあちこちに向けなければならず、見る側としては非常に気になります。丁寧さに欠け、大雑把なものとして受け取られる可能性もあるため、確実に調整しておきましょう。

文字は見やすい大きさにする

文字サイズから受ける印象ももちろん変わってきます。読みにくい大きさにしてしまうのは言語道断。それだけで資料を捲る気が削がれてしまうでしょう。また、見づらい文字を読もうとすることに意識がいき、話が耳に入ってこないということもあり得ます。文字の大きさの調整は基本中の基本です。全般的に推奨サイズがはっきり決まっているわけではありませんが、18～30ピクセルほどの大きさが個人的にはおすすめです。なお、事前にプレゼン会場でスクリーンを使用できるようであれば、最後列の席に座り、映し出したプレゼン資料の文字がはっきり読めるかチェックしてください。安心材料は少しでも増やすよう努めましょう。

文字数はできる限り少なくする

資料はできる限り詳しく記載した方が良いと考えるかもしれません。書類のタイプやシチュエーションによっては必要だと思います。しかし、プレゼン資料に関しては大概当てはまることは少ないです。なぜなら詳しいことは、口で伝えれば済むからです。文字サイズの場合と同じ。長い文章を読ませてしまうことに意識を向けさせてしまい、結局聞き手はその間どうしても耳を傾けることがおろそかになってしまう可能性があります。また、文字が増えると何を伝えたいのか、大事なポイントが埋もれてしまうとも考えられます。したがって、プレゼン資料においては、要点だけおさえ、極力文字数を少なくするようにしましょう。

グラフは一目でわかるようにする

プレゼンに説得力を持たせるため、プレゼン資料の中でグラフを示すこともあるでしょう。注意すべきは、一目で何がどのような推移をたどっているのか判別できるグラフでなければいけないということ。つまり、複雑で読むのが難しくてはいけません。シンプルでわかりやすいものを意識する必要があります。

プレゼン資料をレベルアップさせるテクニック

基本的なポイントをおさえたら、より完成度を高めていきましょう。ここでは、プレゼン資料をさらにレベルアップさせるためのテクニックをご紹介します。

余白を適度に入れる

資料がスカスカだと見た目が良くない、ページいっぱいに情報を書き込まなくてはと考えている方はいませんか。もしそうであれば、プレゼン資料に限らず、デザイン全般において余白が尊さを生むということを知ってほしいです（笑）。
端から端までみっちりと文字や表で埋め尽くされた資料は見ていて疲れます。繰り返し伝えますが、プレゼン資料はあくまで補助的存在。要点さえおさえていれば、シンプルであるほど上質な資料となります。そのためには、ページの中に余白を適度に入れることを意識しましょう。スライドを作成するうえで、ページの中が詰まってきたと感じたなら、削れるところはないか、次のページに移せる部分はないか、など再考するようにしてください。

文字間・行間を詰め過ぎない

文字間や行間はデフォルトの状態のままにしてしまいがちですが、詰まった状態だと読みづらいです。適度に間を開けることで可読性を高められるでしょう。

1行の文字数は20～30文字程度

1行の文字数はあまり意識しない部分かもしれませんが、文字数が多くなると読みづらくなります。また、1行の文字数が多くなれば、その分、文字のサイズが小さくなり文字間が詰まる可能性もあります。1行の文字数はおおよそ20文字、多くても30文字程度までがおすすめです。

使う色は5色までにおさえる

プレゼン資料に多数の色を使えばカラフルになって見栄えが綺麗。ゆえに華やかにして興味を引きたいと考える方がいるかもしれません。確かに黒1色などの資料よりは、ポイントごとに色を変えたり、少し装飾したり色合いに工夫を加えることで、より見やすい資料が出来上がる期待が持てます。ただし、過剰になるのはご法度。何色も使うと画面がうるさくなり、肝心の内容が埋もれてしまう危険性もあります。1つのプレゼン資料に使う色は多くても5色程度までと決め、メリハリをつけながら作成しましょう。

背景はシンプルにする

プレゼン資料の背景に悩む方もいるのではないでしょうか。できればインパクトをもたせたい。そう考えてつい特殊な柄や写真、ビビッドな色合いの背景などを設定してしまうことがあるかもしれません。しかし、背景がごちゃごちゃし過ぎると、そこに載せる文字が見にくくなってしまいます。そうならないよう注意が必要です。
そこでおすすめしたいのはシンプルな白、または淡いオレンジなど、文字を邪魔しない配色。もしイラストを入れたいなら、背景全体ではなく、ワンポイント程度にとどめておくのが吉といえます。なお、どうしても派手な色を採用したい場合は、白抜き文字を使用するなど、画面が見やすくなるような工夫をしましょう。

表紙に工夫を加える

プレゼン資料には表紙が必要です。一般的には表題や、提案者の社名・所属・氏名などを記載します。表紙のデザインや構成のポイントも基本的には、資料の中身と同じテイストです。その前提を踏まえたうえで、興味を持ってもらえるようなアレンジを施すのはアリでしょう。例えば他社への提案の場合、表紙に企業ロゴカラーやブランドカラーなどを使用する手法は、もはや定着している工夫の一つといえます。

プレゼン資料を作成する際に避けたいこと

プレゼン資料作成でやってはいけないこと。それは作り込みです。不安が高じて情報をすべてつぎ込んでしまうと肝心の話す内容が資料に書かれていることをなぞるだけになりかねません。「単に資料を読んでいるだけ」という印象を持たれてしまうのは避けたいところ。せっかく頑張って準備したのに逆効果になってしまっては、色々と残念です。
したがって、プレゼン資料の作り込みは禁物だということを念頭に置きましょう。

できるだけシンプルに無難にまとめることが肝心です。アニメーションなどのギミックは操作に気を取られ、話の流れが止まってしまう可能性もあります。サービス精神が仇となるケース。また、奇抜なフォントや装飾もおすすめしません。

具体的にプレゼン資料（サンプル）をピックアップ！

いくつかポイントを挙げてきましたが、実際、デザイン性に優れ、プレゼンの際にも使い勝手の良いシンプルで分かりやすい資料の一コマを紹介します。
あくまでサンプルの切り取りですが、参考にどうぞ！

伝えたいメッセージを届けるためには、視認性を高めることが大事です。プレゼン資料は、「伝えたい」「特に強調したい」部分をうまく表現しつつ、全体のバランスを整えるデザイン感覚が必要とされます。この一枚だけでもテンプレート化できるヒントが詰まっているはずです。

ステップや手順、フローを記載することで、受け手は安心感を覚えます。プレゼン資料内においては必須項目といってもいいかもしれません。

グラフはイメージの解像度を高め、内容の理解を促進します。もちろん、うまく見せることが大前提です。

数字をはっきり打ち出すことは受け手に対して強いインパクトを植え付けやすいです。データは説得力を持ちます。だからこそ、最大限生かせるよう見せ方にも工夫が求められます。

構成、デザインが明確なプレゼン資料を作成しよう

プレゼン資料を作成する際に大事なのは、的確に適切に無駄を省いて洗練させることです。
ライバルたちと一線を画すもの、差をつけるものを作るには足し算すればいいわけではありません。
肝となるのはわかりやすさ。明確なデザイン・構成を心がけてください。
ゆえに今回解説した内容は難しいことではありません。
一つひとつのディテールは奥が深いとはいえ、ちょっと意識すれば誰にでも作成できます。

プレゼン資料を作るのに困ったら、ぜひこの記事を思い出してみてください。
先入観からの解放に加え、資料作りが楽しめるようになってもらえると尚幸いです。