もう手放せない！面倒な日程調整業務を自動化できる「スマート調整」を使ってみた

最終更新日：2023/01/19

ビジネスにおいて、避けては通れない業務の1つに日程調整があります。

打ち合わせ、会議、商談、面接、面談など、社内・社外を問わず、日常的に調整業務を行っている人も多いと思いますが、スケジュールを確認して候補日を洗い出したり、同席者や会議室の予定を仮押さえしたり、日程確定メールを送信したり…と、手間のかかる作業が多くて正直かなり面倒ですよね。

今回は、そんな日程調整の手間やストレスから解放されるべく、無料で始められるスケジュール調整ツール「スマート調整」を使ってみました！導入することで具体的にどのようなことが実現できるのか、本記事では実際に使ってみて感じたことを率直にお伝えしていきます。

こんな経験ありませんか？日程調整でありがちなこと

複数人が絡む日程調整には、ちょっとしたトラブルがつきものです。もちろん、すんなりと日程が確定することもありますが、それはなかなかレアなケース。実際に調整業務を進める中で、次のような問題に直面したことのある人も多いのではないでしょうか。

候補日の選定＆すり合わせに多大な工数がかかる

「日程調整に時間をかけたくない」と考えていても、カレンダーが埋まっていてスケジュールを仮押さえできなかったり、予定がまったくかみ合わなかったり…と、さまざまな要因により調整が長引いてしまうことってありますよね。特に同席者が多いときは全員のスケジュールをコントロールしなければならないため、苦戦を強いられがち…。1対1のときはスムーズに決められるのに、複数人の調整になるとうまくいかないという人も少なくないでしょう。

さらに、日程調整は相手の返答次第で振り出しに戻ることもあるため、想定以上に時間がかかってしまうことも珍しくありません。追加の候補日をリストアップしたり、同席者1人ひとりに再調整のメールを送信したり…と、理想に反して大幅に工数が増えてしまうこともあるのではないでしょうか。

期日内に返事がもらえずなかなか日程が確定できない

日程調整時によくありがちなのが、相手から返信をもらえないケース。1対1ならまだしも、同席者が複数に及ぶ場合は仮押さえしたスケジュールを全員に空けておいてもらう必要があるため、期日を過ぎても連絡が来ないとヒヤヒヤしてしまいますよね。

また、返信を待っている間も催促メールを送信したり、他の同席者からの問い合わせに対応したり…と、日程調整関連のタスクが少なからず発生するため、コア業務に集中できずヤキモキすることもあるでしょう。

カレンダーへの入力漏れ＆入力ミスによるトラブルの発生

カレンダーへの入力漏れや入力ミスも日程調整時にうっかりやりがちな失敗の1つです。

日程の変更をカレンダーに反映し忘れてダブルブッキングが起こってしまったり、誤った日時を入力して遅刻してしまったり…。ちょっとした油断からヒューマンエラーを起こしてしまい、多方面に迷惑をかけてしまったという経験を持つ人もいるのではないでしょうか。

スマート調整でこれらの課題をまるっと解決！

そんな日程調整にまつわる悩みや課題を一気に解決してくれたのが「スマート調整」です！

カレンダー、Web会議ツール、チャットツールなど、多種多様なビジネスツールとシームレスに連携できるようになっており、候補日のリストアップから日程のすり合わせ、Web会議のURL発行まで、日程調整時に発生するタスクのほとんどを自動化することができます。

使い方もシンプルで、基本的に日程調整用のリンクを相手にシェアしたら、あとは回答を待つのみ！連携できるサービスの数も多く、普段から使い慣れているツールと組み合わせて使用することができたので、自然と日々の業務に組み込むことができました。

＜日程調整の手順＞
Step1．イベント調整ページを作成し、日程調整用のリンクを発行する。
Step2．発行されたリンクを同席者に共有する。
Step3．空き時間の中から好きな日時を相手に選択してもらう。

また、リンクを共有された側も「日付を選択→時間を選択→氏名とアドレスを入力」という3つの手順のみでOK！お互いにメールの文面を作成する手間が省けるので、双方にとってメリットのあるツールといえるのではないでしょうか。

スマート調整の公式サイトはこちらから

スマート調整はここが便利！特に良かった8つのポイント

ここからは、実際に使っていく中で、特に魅力に感じたポイントを8つ紹介します。

①既存のカレンダーツールと連携できる
②複数の日程調整を同時進行してもダブルブッキングの心配がない
③準備や移動にかかる時間を確保できる
④予定確定通知およびリマインダーを手動で送信する必要がない
⑤Web会議専用のURLが自動で発行される
⑥PCだけでなくスマホやタブレットにも対応している
⑦無料で始められる
⑧ユーザーの意見や要望が反映されやすい

1つずつ解説していきますね。

①既存のカレンダーツールと連携できる

スマート調整は「Google カレンダー」や「Outlook 予定表」といった代表的なカレンダーツールと連携できるようになっており、連携先のカレンダーから空き時間を自動で抽出してくれるため、手動で候補日をリストアップする必要がありません。

しかも、プレミアムプランの場合は最大で6つのカレンダーを登録できるようになっているため、2種類以上のカレンダーを併用している場合も抜け漏れの心配なし！複数のカレンダーをまたいだ日程調整も手軽にできたので、日程調整にかける工数を大幅に削減できました。

②複数の日程調整を同時進行してもダブルブッキングの心配がない

カレンダーと連携させることにより、ダブルブッキングを防げるのもスマート調整の魅力の1つ。

カレンダーに直接予定を登録したり、調整中の日程が確定したりすると、リアルタイムでスケジュールが自動更新され、該当の日時を選択できないようになるため、複数の日程調整を同時に進行していても重複する心配がありません。

さらに、スマート調整上で日時が確定したイベントは連携先のカレンダーにも反映されるため、カレンダーへの入力漏れや入力ミスも防止できます。

手動でスケジュール管理を行っている場合は、どうしてもヒューマンエラーの発生リスクが伴うため、業務の自動化によってこれらのリスクを回避できるのは大きなメリットといえるでしょう。

③準備や移動にかかる時間を確保できる

予期せぬアクシデントや遅延にも対応できるよう、スケジュールには余裕を持たせたいと考えていたのですが、スマート調整はあらかじめイベントの前後に予備の時間を設けられるようになっていたため、当初の希望通りスケジュールに余裕を持たせることができました。

1日あたりのイベント数に上限を設けることもできるので、会議やミーティングの回数をセーブしたい人でも安心して利用できそうです。

④予定確定通知およびリマインダーを手動で送信する必要がない

スマート調整では日時の確定を知らせる案内メールや前日のリマインドメールなどが自動で送信されるため、手打ちでメールを作成する必要がほぼありません。

これまでは調整相手とのメールのやり取りに時間を取られることも多かったので、その時間を他の業務に充てられるのは非常に魅力的でした。

⑤Web会議専用のURLが自動で発行される

オンラインで打ち合わせや会議を行う際、毎回Web会議用のURLを自分で発行するのって意外と手間がかかりませんか？

その点、スマート調整は「Google Meet」「Zoom」「Microsoft Teams」などのWeb会議ツールと連携し、専用のURLを自動で発行することができるため、手動で発行する必要がありません。

当日も「スマート調整」「連携先のカレンダー」「自動送信メール」のいずれかから直接リンクを開けるので、URLを探す手間もなくスムーズに参加することができました。

⑥PCだけでなくスマホやタブレットにも対応している

スマート調整はマルチデバイスに対応しているため、インターネットにつながる環境さえあれば、どこからでもアクセスできます。スマホやタブレットなどのモバイル端末を使って移動中などのすきま時間で調整を進めることもできたので、効率よくタスクを処理していくことができました。

⑦無料で始められる

スマート調整には以下2つの料金プランが用意されており、ベーシックプランであればコスト負担なく手軽に導入することができます。

プラン名	月額料金
ベーシック	無料
プレミアム	300円

一部機能が制限されているため、使用頻度が高い場合は有料プランへのアップグレードも検討する必要がありますが、プレミアムプランでも月額300円とリーズナブルな価格設定になっているため、比較的導入しやすいツールといえるのではないでしょうか。

⑧ユーザーの意見や要望が反映されやすい

実際に使っていくなかで、特に印象的だったのがアップデートの頻度の高さです。問い合わせに対するレスポンスも早く、こちらの意見やアイデアを即座に反映してくれるため、どんどん自分好みのツールへと進化していくような感覚でした。

2022年4月にリリースされたばかりということもあり、機能の追加や改良のスピード感がとても早く、まだまだ進化を続けているのが、使いながらに感じられるのも、スマート調整の魅力の1つでしょう。

「スマート調整」なら煩雑な日程調整業務のプロセスを劇的に改善できる！

スマート調整を導入してからは、日程調整が本当にラクになりました！連携できる外部ツールの数が豊富なので日常的に使っているツールと組み合わせて利用できますし、操作がとにかくシンプルなので余計な手間もかかりません。プレミアムプランを利用する場合は多少の費用が発生しますが、スケジュール調整に費やしていた時間を他のコア業務に充てられることを考えれば、導入するメリットは大きいといえるでしょう。

また、間近（2022年6月時点）にもアップデートを控えており、今回は「世界時計の適用」や「複数人での調整」などが可能になるそう。個人的にも欲しいと思っていた機能だったので、さらに利便性がアップしそうな印象です！無料プランであればコスト負担なく気軽に導入できるので、日程調整業務の効率化を図りたい人は、ぜひお試し感覚で一度利用してみてはいかがでしょうか。