Web会議システムとは？メリット、成功事例、各製品の比較など

昨今において、Web会議システムの利用はもはや当たり前です。
本稿では、使用するメリットから注意点、成功事例などに加え、いくつかの製品を取り上げ比較し、適切な選び方まで紹介します。
どうぞご一読ください。

Web会議システムとは？

Web会議システムは、時間や場所を選ばず複数の人達と瞬時にコミュニケーションが取れる非常に便利なツールです。Web会議システムを導入すれば、自宅と会社、日本と海外など様々な拠点から手軽に会議をすることができます。テレワークの推奨や働き方改革の推進によって注目されるなか、今や当然のごとくどの企業も導入しています。
後述しますが、製品もさまざまです。加えて、各種、さらなる精度の向上に注力するなど今後もより一層利用価値が高まるものと思われます。

Web会議システムのメリット

たとえば、事業のローンチなどに際しては何度も綿密な打ち合わせを行う必要があります。
その際、社内にいる社員同士で会議を進めるのであれば支障をきたすことはありませんが、在宅ワーク中の社員や外部の人間がかかわる場合、どこかに場所を用意することを考えなければなりません。状況に応じてレンタルオフィスなどを借りることも多いですが、その分かなりのコストがかかってしまいます。一方で、Web会議なら余計な費用は要らないです。パソコンとインターネット環境さえあれば、参加者と時間を合わせていつでもミーティングが可能です。

皆が同じ場所に集まる必要がないということは、移動時間の省略にも寄与します。無駄なことは極力しない！多くの企業が生産性向上のために試行錯誤する時代のなかで、わざわざ一堂に会することに固執しては、後塵を拝することになりかねません。実りある計画戦略を練るためには、効率的な会議の実行が必須。Web会議システムは、デメリット回避のための施策ともいえそうです。
従来の難点が解消されるケースは他にもあります。以前は「仕事が忙しくまとまった時間が作れない」「訪問先での営業が長引いて帰社時間が読めなくなった」などの理由で、なかなか会議の日程が決まらないことが多かったのが、Web会議ならちょっとした合間に開催可能。スケジュールが飛躍的に調整しやすくなります。

他方、直接会話しないと、しっかりとしたコミュニケーションが取れないと思っている向きもあるかもしれません。特に商談となると相手の表情や仕草を確認しながら、コミュニケーションを交わすことが大切です。
そこについては確かに温度感などを探ることは難しくなりますが、Webカメラなどのデバイスはもちろん、今や搭載機能が充実。画面越しであってもこれといって問題が生じるとは考えにくいです。
人によっては多少の慣れは必要かもしれません。とはいえ、何度か体験していくうちに、対面している時と同じような感覚で打ち合わせに参加できます。

また、先に触れた機能面について、より具体的に言及すると、音声や映像のやり取りができるだけではないことを知っておいてほしいです。例えばレコーディング機能。これによってWeb会議の様子を記録し残すことができます。何かしらの事情で参加出来ない時も安心。もちろん議事録や参加された他の人づてに聞くことにより確認することは可能です。しかし、細かなニュアンスまでを把握することは難しいと思います。そう考えるとクラウド上に残るデータはとても便利です。プロジェクトメンバーとの情報共有も簡易的に済ませることが可能。なおかつ事業進捗も効率的なものとなるでしょう。

Web会議システムの導入による成功事例

Web会議システムを導入した結果、事業がうまくいくようになったという話は多数存在します。よくあるのがコストカットに成功した事例です。社員の通勤費や出張費、レンタルオフィスの費用などの増加に悩んでいた企業がWeb会議システムを導入し、大幅な費用削減につなげています。対面方式から移行し、会議のためだけに出社する必要がなくなれば、当たり前ですが、その分の通勤費は発生しません。
出張も同様です。海外に出向く社員が多い企業だとなおさらその差が顕著になります。

また、Web会議システムによって離職率が改善されたという事例もあります。事業展開をうまく運ぶためには優秀な人材の確保が必要になりますが、子育てや介護などの理由でそうした方々が退職されてしまうケースは実に多いです。この問題の原因は、仕事と私生活の両立ができなくなることにあります。
そこで活躍してくれるのがWeb会議システム。そう、すなわちテレワーク可能な環境を作ることが大事なのです。子育てや介護が本業とも両立できるようになった結果、離職せずにすんだ方は少なくないはず。もちろん企業側は、一緒に働き続けたい仲間が抜けることは痛手です。その事態から免れたわけですから、大成功といえるでしょう。

Web会議システムの導入時に注意すべきこと

非常に便利なWeb会議システムですが、導入する時にはいくつか注意すべきこともあります。まずはセキュリティ面です。Web会議はインターネットを介するため、第三者が不正にアクセスしてくる可能性が無いわけではありません。システムに不正アクセスされると会議の会話を盗み聞きされたり、使用している画像を抜き取られたりするリスクが出てきます。また、ファイル共有機能を使う際に、社外に漏れてはいけない重要な資料を勝手にダウンロードされてしまう危険性も考えられます。こうした想定し得る事態を防ぐためにも、安全性の高いWeb会議システムのソフトを選ぶことが大切です。

人為的なミスによる、情報の流出やデータの紛失にも注意してください。外出先でWeb会議に参加する時、ノートパソコンやスマホを利用する機会が多いはずです。そこで端末を紛失してしまうと、たちまち悪用されてしまう可能性があります。どこからでも会議に参加できるというのがWeb会議の魅力ですが、企業内の情報を外部に持ち出すことも多くなるので取り扱いには気をつけなければなりません。社外からWeb会議に参加する時のルールを社員に徹底させる、大切なデータや情報が入ったパソコンを持ち出す時の取り扱い方法を明確にしておくなどの工夫は必須事項として備えておきたいものです。

インターネット環境をしっかり整えておくことも、Web会議システムを導入する上で重要なポイントです。Web会議はインターネット環境に左右されます。回線状態が悪いとスムーズに会話や映像のやり取りができなくなります。重要な会議をしている時に回線トラブルがあると、時間が無為に過ぎていきます。特に大容量のデータをやり取りする場合には、通信速度が大きく影響するので要注意。また、自分だけでなく参加者の中に一人でも回線速度が遅い人がいる場合も同様です。データを送るだけでかなりの時間を要します。
そうならないためにも事前確認は必須。動作環境含めてしっかりチェックしておきましょう。

Web会議システムの選び方、主な製品の比較

さて、ここまでその有用性を伝えてきました。
肝心なのはここからです。現在、Web会議システムのツール、ソフトは多種多様に存在しています。当然のごとく、どれを選んでも同じというわけではありません。それぞれ機能や費用が変わるので、目的に合わせてセレクトしていくことが重要です。そのため、Web会議システムを導入する時は、まずどんなニーズがあるのかを明確にしておいてください。資料共有機能や全画面共有機能が必ずついてくるとは限らないです。その辺りの知識をおさえたうえで、何がしたいかをはっきりさせましょう。

内容によっては無料の範囲で十分です。基本的には有料だと多機能でおすすめですが、映像と声をやり取りする程度なら無料のものでも一応は事足ります。
セキュリティ面を重視したい場合は、やはり有料版ですかね。
料金体系もメニューや条件によって変わってきます。開く会議の頻度や利用する人数の規模などがまさにそれ。費用の削減で導入したつもりが、結果予算をオーバーしてしまうなんてことはくれぐれも無いように！本末転倒です。
適正価格の見極めは、事業を展開するにあたっての計画戦略には欠かせません。
したがって、お見積もりは複数パターンでとっていくことを推奨します。

さらには使いやすさのチェックも大事です。
いくら便利であっても、使いこなせなければ意味がありません。サービスによって操作性や使い方が変わります。会議に参加する全ての人が、パソコンの操作に慣れているとは限りません。複雑な操作が必要になるWeb会議システムを導入してしまい、なかなか利用頻度が上がらないというケースも珍しくないため、なるべく誰でも簡単に扱えるようなシステムを選ぶとよいでしょう。

ちなみに、Web会議システムのタイプにはクラウド型とオンプレミス型があります。前者はインターネット上にあるプログラムを利用するものです。導入が簡単で、サーバーの管理を外部に任せることができるため手間もかかりません。ただし自由度は限られます。一方で後者は自社内でのサーバー構築が可能です。導入にこそ手間がかかってしまいますが、好きなようにカスタマイズできるという魅力的側面を持っています。どちらも一長一短あると思うので、ここについても用途・目的を軸に選定するようにしてください。

Web会議システムを具体的に比較してみた！

ということで、Web会議システムを選ぶポイントは上述した通り。
操作性の良さ、セキュリティ対策、費用対効果といった点に加え、接続時の安定性や対応可能なアカウント数まで考慮できれば、比較の際に気付けることも多いでしょう。
極力ストレスを感じさせないユーザビリティとコストパフォーマンスの高さ。
それらを満たすツールは一体どれ？
いくつか、ピックアップしてみました。

Zoom

Zoomの特徴はやはり、その利便性にあります。
端末に応じた通信の最適化は安定性に寄与し、URLを共有するだけで簡単に会議に参加できること、録画も容易、スマホでも接続できるなど、重宝されるのもうなずけるメリットが多く揃っています。
極め付きは、バーチャル背景。
ミーティングの際、背景として画像や動画を表示することが可能です。お好きにカスタマイズや自在に調整できるため、気分を晴れやかにするにはもってこいの機能といえます。
何より、テレワークで自宅の部屋の様子を見せたくない人にとって安心できる要素ではないでしょうか。配慮の行き届いた、便利なツールです。

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Zoomで使えるバーチャル背景についてはこちら

bellFace

営業商談に特化したオンライン商談システムとして名高いbellFace（ベルフェイス）。
資料の共有、画像補正がスムーズに処理でき、カンペなどの機能面も充実しています。
とりわけ、このカンペについてはまさしく好評を博しているといえるでしょう。
いわゆるスクリプト機能です。会議中、スムーズにトークスクリプトを見ながら進行できるのは、非常に心強く、頼りになります。

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Slack

世界中で愛されているビジネスチャットツールのSlack。
無料でのビデオ通話や画面共有にも対応し、外部サービスとの連携によってタスク管理なども簡単に行えます。
シンプルかつ効率的。プラン次第で、より充実した機能を扱うことが可能です。

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Slackの使い方はこちら

Chatwork

続けてChatworkにも触れましょう。
日本産のビジネスチャットツールとしても有名。
Slack同様、シェアの高さを誇ります。ビデオ通話はもちろん、タスク管理、ファイル共有も容易に対応可能です。

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Web会議システムを積極的に活用しよう！

拙稿で述べてきたように、注意すべき点はあるものの、基本的にはコストの削減、会議の効率化、情報共有のしやすさなど、Web会議システムには多くのメリットが揃っています。会議や商談の日程調整が難航し、事業を展開するにも計画倒れになったり、戦略が立てられなかったり、と頭を悩ませている担当者にとって、ご利用検討する余地は大いにあります。
現状打開のちょっとしたヒントになり得るアイテム。それがWeb会議システムです。
事前のリサーチを行ったうえで、無料・有料問わず目的に適う相性が良さそうなサービスを見つけたなら、ぜひ積極的に使ってみてください。